Fatturazione elettronica e SDI: cosa deve avere davvero un gestionale

"Genera l'XML per lo SDI" è la frase che compare in ogni scheda prodotto di ogni gestionale. Il problema è che generare un file XML sintatticamente corretto è la parte facile: lo SDI (Sistema di Interscambio) scarta o mette in errore fatture che sono XML validi ma con dati sbagliati, e a quel punto il tempo perso è più di quello che si sarebbe speso a controllare a mano.

Cosa deve controllare un gestionale, non solo generare

• Codice destinatario o PEC del cliente — sbagliato o mancante, la fattura non arriva a chi deve riceverla anche se lo SDI la accetta.
• Totali ricalcolati dal server, non dal client — un gestionale serio ricalcola imponibile, IVA e totale lato server prima di generare l'XML, senza fidarsi di quello che arriva dal modulo compilato: un arrotondamento sbagliato nel browser diventa un errore SDI dopo l'invio.
• Aliquote IVA e natura dell'operazione coerenti — uno degli errori più comuni è un'aliquota a zero senza il codice natura corretto (esenzione, reverse charge, ecc.): lo SDI la scarta.
• Numerazione senza buchi né doppioni — specialmente quando più persone emettono fatture dallo stesso gestionale in momenti diversi.

Lo scarto che arriva dopo, non prima

Un errore che il gestionale non ha controllato in anticipo non si vede al momento dell'invio: lo SDI risponde con una notifica di scarto anche ore dopo, e nel frattempo il cliente pensa di aver già ricevuto la fattura. Un buon gestionale tiene traccia dello stato reale di ogni fattura (inviata, accettata, scartata, in mancata consegna) e avvisa quando qualcosa richiede una correzione, invece di considerare "fatturato" tutto ciò che è stato semplicemente inviato.

Preventivi e fatture: lo stesso dato, non due inserimenti

Il punto dove si perde più tempo non è la fattura in sé, è il preventivo che diventa fattura: se i due moduli vivono separati, i dati del cliente e delle voci si riscrivono a mano due volte, con il rischio di un disallineamento (un prezzo cambiato nel preventivo che non arriva in fattura). Un gestionale che collega preventivo e fattura sullo stesso record elimina quel doppio inserimento e con esso metà degli errori di trascrizione.

Cosa chiedere prima di scegliere

Non "genera l'XML per lo SDI" — quello lo fanno quasi tutti. Chiedi invece: il gestionale ricalcola i totali lato server o si fida dei dati inviati dal modulo, tiene traccia dello stato di consegna reale di ogni fattura, e collega preventivo e fattura sullo stesso dato senza doppio inserimento.

Domande frequenti